СОГЛАСОВАНО:
Генеральный директор ООО «Удобное такси»
______________ /А.С.Павлов/
«12» апреля 2026 г.

Секретарь Председателя Совета директоров
______________ /Д.С.Попов/

УТВЕРЖДЕНО:
Президент ООО «Удобное Такси»
______________ /В.Е.Казаков/
«12» апреля 2026 г.

© 2025-2026 ООО «Удобное Такси». Все права защищены.

1.1. Настоящий Регламент определяет порядок создания, согласования, утверждения, хранения и архивации документов ООО «Удобное Такси» (далее — Компания).

1.2. Цели Регламента:
• Обеспечение единого стандарта документооборота на всех серверах
• Защита документов от утери, несанкционированного доступа и изменений
• Быстрый поиск и доступ к актуальным версиям документов
• Соответствие требованиям Администрации проекта и внутренней политике компании

1.3. Регламент распространяется на все документы Компании:
• Нормативные документы (Устав, положения, регламенты, правила)
• Приказы и распоряжения руководства
• Договоры и соглашения с партнёрами
• Отчёты и финансовая документация
• Переписка с государственными органами и Администрацией проекта
• Личные дела сотрудников

[th]Категория[/th][th]Описание[/th][th]Срок хранения[/th][th]Ответственный[/th]

🔴 Документы особой важности	Устав, Приказы Президента, договоры с ГА, финансовые отчёты	Бессрочно	Секретарь Президента
🟠 Внутренние нормативные	Положения, регламенты, должностные инструкции	5 лет после замены	Гендиректор
🟡 Оперативные документы	Приказы Директоров АП, отчёты смен, графики	1 год	Директор АП
🟢 Переписка	ЛС с сотрудниками, клиентами, партнёрами	6 месяцев	Автор переписки
🔵 Личные дела сотрудников	Заявления, аттестации, приказы о приёме/увольнении	1 год после увольнения	Отдел кадров
🟣 Доказательства (ДБ)	Скриншоты, видео, логи расследований	2 года	Начальник ДБ

Система нумерации документов:
[center]ТИП-НОМЕР/ГОД[/center]
• ПРИКАЗ-017/2026 — Приказ №17 за 2026 год
• ПОЛ-003/2026 — Положение №3 за 2026 год
• ДОГ-012/2026 — Договор №12 за 2026 год
• ЛИЧ-045/2026 — Личное дело №45 за 2026 год

3.1. Создание:
[list=1]
[*]Автор создаёт документ по утвержденному шаблону
[*]Присваивает предварительный номер (через Секретаря Президента)
[*]Размещает в черновиках на портале для согласования
[/list]

3.2. Согласование:
[list=1]
[*]Документ направляется согласующим лицам (по таблице ниже)
[*]Каждый согласующий имеет 3 рабочих дня на проверку
[*]При замечаниях — документ возвращается автору на доработку
[*]При согласии — ставится электронная подпись/виза
[/list]

[th]Тип документа[/th][th]Согласующие[/th][th]Утверждающий[/th]

Приказ Президента	Гендиректор, Секретарь Совета	Президент
Приказ Гендиректора	Главные бухгалтеры, Зам. Гендиректора	Гендиректор
Положение / Регламент	Все затронутые руководители	Президент / Гендиректор
Договор с партнёром	Главный бухгалтер, Начальник ДБ	Президент / Гендиректор
Приказ Директора АП	Зам. директора, Бухгалтер АП	Директор АП

3.3. Утверждение и публикация:
[list=1]
[*]Утверждающее лицо подписывает документ (электронная подпись / скрин с подписью)
[*]Секретарь регистрирует документ в Реестре
[*]Документ публикуется на портале и форуме в соответствующем разделе
[*]Заинтересованные стороны уведомляются о публикации
[/list]

3.4. Действие:
[list=1]
[*]Документ вступает в силу с даты, указанной в тексте
[*]Актуальная версия хранится в разделе «Действующие документы»
[*]Предыдущие версии перемещаются в архив с пометкой «Заменено на №...»
[/list]

3.5. Архивация:
[list=1]
[*]По истечении срока активного использования документ перемещается в архив
[*]Архивные документы доступны только для чтения
[*]Ответственный за архив ведёт Реестр архивных документов
[/list]

3.6. Уничтожение:
[list=1]
[*]По истечении срока хранения документ может быть уничтожен
[*]Уничтожение оформляется Актом с подписями ответственных
[*]Документы особой важности уничтожаются только по решению Совета Директоров
[/list]

4.1. Основное хранилище (Портал):

📁 ООО «Удобное Такси»
├── 📁 01_Нормативные документы
│   ├── 📁 Устав и Положения
│   ├── 📁 Регламенты и Процедуры
│   └── 📁 Правила для сотрудников и клиентов
├── 📁 02_Приказы
│   ├── 📁 2026
│   ├── 📁 2025
│   └── 📁 Архив
├── 📁 03_Договоры
│   ├── 📁 С партнёрами
│   ├── 📁 С госорганами
│   └── 📁 Архив
├── 📁 04_Отчёты
│   ├── 📁 Финансовые
│   ├── 📁 Оперативные
│   └── 📁 Архив
├── 📁 05_Личные дела
│   ├── 📁 Действующие сотрудники
│   └── 📁 Архив (уволенные)
├── 📁 06_Доказательства (ДБ)
│   ├── 📁 Расследования 2026
│   └── 📁 Архив
└── 📁 07_Шаблоны и формы

4.2. Доступ к хранилищу:

[th]Роль[/th][th]Доступ[/th]

Президент / Совет Директоров	Полный доступ ко всем разделам
Гендиректор / Замы	Полный доступ, кроме Личных дел (только свои АП)
Директора АП	Доступ к разделам своего автопарка + нормативные документы
Сотрудники ДБ	Доступ к доказательствам + нормативные документы
Бухгалтерия	Доступ к финансовым документам + договоры
Рядовые сотрудники	Только публичные документы (правила, объявления)

Требования к безопасности:
• Двухфакторная аутентификация для доступа к хранилищу
• Логирование всех действий с документами (кто, когда, что изменил)
• Регулярное резервное копирование (раз в неделю)
• Запрет на скачивание документов особой важности без разрешения Президента

5.1. Реестр нормативных документов:

[th]Поле[/th][th]Описание[/th]

Номер документа	Уникальный идентификатор (ПОЛ-001/2026)
Название	Полное наименование документа
Версия	Текущая редакция (1.0, 1.1, 2.0...)
Дата утверждения	Когда документ вступил в силу
Статус	Действует / Заменён / Архив / Уничтожен
Ответственный	Кто отвечает за актуальность
Ссылка	Прямая ссылка на документ на портале

5.2. Реестр архивных документов:
• Содержит те же поля + дата архивации + причина + акт уничтожения (если применимо)

5.3. Отчётность:
[list]
[*]Ежемесячный отчёт о новых документах — Гендиректору
[*]Ежеквартальная ревизия архива — Совету Директоров
[*]Годовой отчёт о документообороте — включается в годовой отчёт компании
[/list]

Аудит документооборота:
Раз в полгода проводится аудит на соответствие Регламенту. Результаты публикуются в закрытом разделе для руководства. Критические нарушения докладываются Президенту.

6.1. Грифы конфиденциальности:

[th]Гриф[/th][th]Описание[/th][th]Кто имеет доступ[/th]

🔴 Особой важности	Устав, финансовые отчёты, договоры с ГА	Президент + Совет Директоров
🟠 Для служебного пользования	Внутренние положения, приказы, личные дела	Руководители и затронутые сотрудники
🟢 Публичный	Правила для клиентов, вакансии, объявления	Все пользователи портала

6.2. Требования к защите:
[list]
[*]Документы с грифом «Особой важности» — только просмотр, запрет на скачивание/копирование
[*]Все документы — водяной знак с никнеймом просматривающего (для отслеживания утечек)
[*]Регулярная смена паролей от хранилища (мин. раз в 90 дней)
[*]Немедленное блокирование доступа при увольнении сотрудника
[/list]

[color=red]⚠️ Нарушение режима конфиденциальности:
• Утечка документов «Для служебного пользования» — увольнение + ОЧС
• Утечка документов «Особой важности» — увольнение + ОЧС + передача материалов в Администрацию проекта

Регламент вступает в силу с момента утверждения Президентом ООО «Удобное Такси».